Pisemna, elektroniczna, dokumentowa forma czynności prawnych.

Forma pisemna, dokumentowa albo elektroniczna są szczególnymi formami czynności prawnych. Ich niezachowanie pociąga za sobą określone przepisami konsekwencje.

Szanowni Państwo, niniejszy artykuł dotyczy form szczególnych, którymi są forma pisemna, dokumentowa albo elektroniczna. Nie dotyczy „innych form szczególnych”,
to znaczy nie traktuje o formie aktu notarialnego, podpisach notarialnie poświadczonych, dacie pewnej.

Z zasady, jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę 

  1. pisemną,
  2. dokumentową albo
  3. elektroniczną,

czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności[1]. Formę szczególną pod rygorem nieważności zastrzeżono między innymi dla:

  1. pisemnej formy umowy spółki partnerskiej[2];
  2. pisemnej formy oświadczeń woli, które akcjonariusz składa jednoosobowej prostej spółce akcyjnej[3];
  3. dokumentowej formy zbycia lub obciążenia akcji prostej spółki akcyjnej[4];
  4. dokumentowej formy wskazania innego nabywcy akcji prostej spółki akcyjnej[5];
  5. dokumentowej formy zgody prostej spółki akcyjnej na zbycie akcji nie w pełni pokrytej[6];
  6. dokumentowej formy oświadczenia akcjonariuszy o rezygnacji z przysługującego im prawa pierwszeństwa nabycia akcji prostej spółki akcyjnej[7];
  7. dokumentowej formy pełnomocnictwa do uczestnictwa w walnym zgromadzeniu i wykonywaniu prawa głosu akcjonariusza prostej spółki akcyjnej[8];
  8. dokumentowej formy umowy objęcia akcji w prostej spółce akcyjnej[9];
  9. pisemnej formy oświadczenia zarządu prostej spółki akcyjnej o zgodzie spółki na przeniesienie akcji – co do zasady[10];
  10. pisemnej formy planu przekształcenia spółki[11];
  11. pisemnej formy oświadczenia osób, które w spółce przekształconej mają być komplementariuszami, na podjęcie uchwały o przekształceniu spółki kapitałowej w spółkę komandytową albo spółkę komandytowo-akcyjną[12].

W kontekście takiej konstrukcji, w której w ustawie wprawdzie zastrzeżono formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, lecz nie pod rygorem nieważności, mówi się o formie ad probationem – zastrzeżonej dla celów dowodowych.

Mianowicie, zastrzeżenie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności, przy czym tej zasady nie stosuje się, gdy zachowanie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnych[13].

Od powyższej zasady – o niedopuszczalności dowodu z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności, w przypadku zastrzeżenia formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej ad probationem – przewidziano wyjątek. Otóż to ograniczenie dowodowe nie znajdzie zastosowania, jeżeli:

  1. obie strony wyrażą zgodę na przeprowadzenie dowodu z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności;
  2. przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków lub z przesłuchania stron żąda konsument w sporze z przedsiębiorcą;
  3. fakt dokonania czynności prawnej jest uprawdopodobniony za pomocą dokumentu[14].

Ponadto:

  1. dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności jest dopuszczalny także na żądanie drugiej strony, jeżeli formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną zastrzeżono dla oświadczenia jednej ze stron[15];
  2. przepisów o skutkach niezachowania formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej przewidzianej dla celów dowodowych nie stosuje się do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami[16].

Formę szczególną (chociażby pisemną, dokumentową, elektroniczną) strony mogą zastrzec w umowie. W takim wypadku czynność, dla której zastrzegły formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, nie określając skutków niezachowania tej formy, w razie wątpliwości poczytuje się, że była zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych[17].

Uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia[18]. Jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie wymaga zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę[19].

Do zachowania formy dokumentowej czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie[20]. Minimalnym wymogiem dla złożenia oświadczenia w formie dokumentu jest stworzenie możliwości ustalenia osoby składającej oświadczenie. Stworzenie takiej możliwości może nastąpić w dowolnej formie, na przykład poprzez wskazanie personaliów tej osoby pismem maszynowym, czy też przy użyciu stosownej pieczątki imiennej[21]. Forma dokumentowa ma stanowić formę o niższym poziomie sformalizowania niż forma pisemna, ponieważ nie wymaga własnoręcznego podpisu[22].

Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią[23]. Dokument, w świetle definicji kodeksowej, nie wymaga podpisu. Dla przyjęcia, że zapis informacji stanowi dokument, konieczne jest spełnienie takich cech, jak utrwalenie informacji na nośniku i możność odczytania tej informacji[24].

Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany[25]. Podpis nie musi obejmować pełnej treści nazwiska[26]. Podpis może być skrócony, nie musi być czytelny, może nawet pomijać pewne litery. Dla zachowania formy pisemnej wymaga się, by napisany znak ręczny stwarzał dla osób trzecich pewność, że podpisujący chciał podpisać się pełnym nazwiskiem oraz że uczynił to w formie, jakiej przy podpisywaniu dokumentów stale używa[27].

Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej[28].

radcowie prawni
Amelia Konieczna - Bagińska
Miłosz Bagiński - Żyta  

[1] Art. 73 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny. 

[2] Art. 92 ustawy z dnia 15 września 2000 roku – Kodeks spółek handlowych.

[3] Art. 30014 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 roku – Kodeks spółek handlowych. 

[4] Art. 30036 § 4 ustawy z dnia 15 września 2000 roku – Kodeks spółek handlowych. 

[5] Art. 30039 § 4 ustawy z dnia 15 września 2000 roku – Kodeks spółek handlowych. 

[6] Art. 30040 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 roku – Kodeks spółek handlowych. 

[7] Art. 30042 § 6 ustawy z dnia 15 września 2000 roku – Kodeks spółek handlowych. 

[8] Art. 30095 § 2 zd. 1 ustawy z dnia 15 września 2000 roku – Kodeks spółek handlowych. 

[9] Art. 300105 § 3 ustawy z dnia 15 września 2000 roku – Kodeks spółek handlowych. 

[10] Art. 337 § 3 ustawy z dnia 15 września 2000 roku – Kodeks spółek handlowych. Zgoda prostej spółki akcyjnej na przeniesienie akcji może zostać zastrzeżona statutem tej spółki. W wypadku takiego zastrzeżenia, jeżeli nie postanowiono inaczej, zgoda wymaga formy dokumentowej pod rygorem nieważności. 

[11] Art. 557 § 2 ustawy z dnia 15 września 2000 roku – Kodeks spółek handlowych. 

[12] Art. 576 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 roku – Kodeks spółek handlowych. 

[13] Art. 74 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny. 

[14] Art. 74 § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny. 

[15] Art. 74 § 3 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny. 

[16] Art. 74 § 4 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny. 

[17] Art. 76 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny. 

[18] Art. 77 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny. 

[19] Art. 77 § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny. 

[20] Art. 772 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny. 

[21] Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 30 kwietnia 2021 roku, wydany w sprawie o sygnaturze akt V ACa 320/20. 

[22] Wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 29 października 2020 roku, wydany w sprawie o sygnaturze akt I ACa 916/19. 

[23] Art. 773 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny. 

[24] Wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 4 marca 2021 roku, wydany w sprawie o sygnaturze akt I ACa 647/20. 

[25] Art. 78 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny. 

[26] Wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 7 września 2022 roku, wydany w sprawie o sygnaturze akt V AGa 59/20. 

[27] Wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 3 czerwca 2020 roku, wydany w sprawie o sygnaturze akt I ACa 684/19. 

[28] Art. 78 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny.